• Название:

    21 Архив

  • Размер: 0.03 Мб
  • Формат: DOCX
  • или


09.03.2016

Введение

Каждое учреждение в процессе своей деятельности создаёт документы и получает их из вне.

Совокупность документов образовавшихся в деятельности организации лица называется документальный фонд.

В начле каждого календарного года законченные в делопроизводстве дела за прошедший год, должны передаваться в архив учреждения (ведовмственный архив). Сущесьвуют так-же самостоятельные архивы.

Архив - это организация или его структурное подразделение осуществляющее приём и хранение документов для использования ретроспективной документной информации.

Архивное дело - отрасль деятельности охватывающая вопросы хранения и использования архивных докцментов.

Архивоведением называется научная дисциплина изучающая и разрабатывающая теоретические, методологические и организационные вопросы архивного дела и его историю.

Совокупность ценных архивных докцментов является собственностью государства и составляет АФРФ.

Состав документов АФРФ разнообразен:

# по назначению - нормативная организационно-распорядительная, плановая, учётно-отчётная и иная документация;

# по физическим особенностям документы на бумажной основе, на кальке, стекле, плёнке, магнитной ленте, бересте, электронном носителе.

Архивный фонд охватывает все отрасли общества и комплектуется документами учреждений, предприятий, организаций страны, в том числе и не государства (по договорённости).

Находясь в ведомтсвенном архиве документы используются для практической цели, а некоторые - в научных или в хозяйственных.

В дальнейшей наиболее ценные документы передаются на постоянное хранение в государственный архив. По-этому очень важно между ведомтсвенными и государственными архивами поддерживать тесную связь - у них общие задачи - хранение документов и использование содержащейся в них информации в научных и практических целях.

1 Государственные архивы

1.1 Организация труда персонала архива

В организацию труда персонала архива:

# подбор и рациональная растановка кадров;

# эффективное использование материально-технических ресурсов;

# создание для ркботников благополучных условий труда.

Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификации работника, при приёме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности, будущи работники знакомятся с распорядком работ архива, положением о нём.

Для определения соответствия работников занимаемым должностям 1 раз в 4 года, проводится их аттестация в соответствии с утверждением Рос. архива 2001 годаметодическими рекомендациями по аттестации работников архивных органов труда.

Для повышения квалификации работников на базе архивов периодически проводятся курсы, совещания, сименары.

При необходимости архивные работники могут повышать квалификацию в институтах повышения квалификации при ВНИИДАД, РГПУ. В случае несоответствия работников в должности они отстраняются от неё.

Архивы могут быть привлечены к ответственности за несоблюдение условий обепечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приёме документов, нарушение правил использования докцментов и допуск пользователя к ним.

15.03.2016

Тема 1.3 Гос. архивные комплексы

В соответсвии с классификацией документов, создана и закреплена правительством РФ сеть гос.архивов и центров хранения документов.

Центр хранения - те-же гос.хранилища, включенные в состав АФРФ после роспуска КПСС и ВЛКСМ (они не входили в состав архивного фонда в связи с обособленным положением этих организаций).

Иные центры хранения хранят комплексы документов, ранее не дрступных для иследователей - часть следственных документов КГБ о репрессиях, космическая документация.

Все гос.архивы в нашей стране делятся на две группы:

* архивы составляющие постоянное хранение документов АФ (постоянный состав документов);

* арзивы осуществляющие временное хранение документов (с переменным составом).

Гос.архивами с постоянным составом документов являются:

1. федеральные государственные архивы (РГА), хранящих комплекты документов общероссийского значения и подчиняющиеся росархиву:

* РГА РФ;

* РГА древних актов;

* РГ исторический архив;

* РГ военно-исторический архив;

* РГА военно-морского флота;

* РГА экономики;

* РГА литераиуры и искусства;

* РГ военный архив;

* РГА Дальнего Востока;

* РГ научно-технический архив;

* РГА фонодокументов;

* РГА кинофотодокументов;

* Российский Государственный центр хранения и изучения документов новейшей истории;

* Центр хранения современной документации;

* Центр хранения документов молодёжных организаций;

* Центр хранения историко-документальных коллекций;

* Центр хранения страхового фонда.

Часть архивов хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется не считая редких случайных поступлений.

Остальные - компектуются документами действующих организаций, а так-же фондами личного происхождения, хотя в них могут храниться документы досоветской эпохи.

2. Центральные государственные архивы республик входящие в состав РФ, их филиалы хранящие как правило документы разных эпох.

3. ГА краев, областей и их филиалы хранящие документы разных эпох, или только советского периода.

Гос.архивы с постоянным составом документов представляют собой научно-исследовательские учреждения, что закрепляется положением о них.

Гос.архивы с переменны составом документов - районные архивы и та часть городских архивов, которым не представлено право постоянного хранения материалов.

Основное назнаяение архивов состоит в обеспечении сохранности и использовании документов. Это и определяет функции государственных архивов.

Для осуществления функций обеспечения сохранности документов архиву нужно иметь объекты хранения.

Архив выполняет следующий комплекс работ по организации приема документов и обеспечению её сохранности:

1. Комплектование документами в соответствии с профилем архива (профиль - состав фондов и других документов). Для обеспечения планомерного поступления материалов из учреждений - источников комплектования гос.архивы проводят спец.работу в этих учреждениях.

16.03.2016

2. Учет документов, хранящихся в архиве, периодиччкое проведение проверки наличия и состояния документов, находящихся в учреждении - источники комплектования.

3. Экспертиза ценности документов хранящихся в архиве (целевая, т.е специально проводимая для очистки фондов от засорения малоценными документами, а так-же проводимая в процессе переработки фонда или описи).

4. Обеспечение соханности документов:

* создание оптимальных условий хранения;

* дезинфекция и дезинсекция поврежденных документов;

* реставрация поврежденных и ветхих документов;

* реставрация;

* переплет;

* порядок выдачи дел из хранилища;

* ркзмещение и топографирование документов.

5. Создание страхового фонда (в микрофильмах) наиболее ценных документов для обеспечения сохранности оригинала.

Для выполнения ФУНКЦИЙ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ необходимо ПРОВЕДЕНИЕ СЛЕДУЮЩИХ РАБОТ:

* создание и совершенствование научно-справочного аппарата (НСА), облегчающего поиск нужной информации - обязательное условие расширения использования документов. Переработка и совершенствование некачественных описей, создание различных каталОгов и указателей, путеводителей или кратких спрауочников по фондам;

* организация при архивах, читальных залов, для изучения документов исследователями, обепечение залов справочными изданиями, справочниками, созданными в архиве;

* публикация жокументов архива в сборниках, журналах, газетах что является вкладом в развитии той, или иной области науки;

* организация выставок документов, изготовление тематических подборок документов (в том числе кинофотодокументов) для учебных заведений, подготовка передач по радио и телевидению и ряд других форм популяризации документов в культурных целях;

* выполнение заказов по различным темам, выдача копий и выписок из документов, в том числе социально-правового характера по запросам граждан.

Гос.архивы, которые являются научно-исследовательскими учреждениями ведут научную работу имеющую несколько направлений, одно из них - исследование в области документирования, архивоведения.

Архивы ведут научную работу и самостоятельно: подгатавливают к изданию сборники документов, архивные справочники.

Появление различных форм собственности повлияло на архивную сферу.

Изменилась организация документов и дел АФ РФ, теперь она осуществляется по следующим признакам:

1. По формам собственности:

* архивные фонды и документы гос.части АФ РФ

* архивные фонды и документы фед.собственности;

* архивные фонды и документы собственности субъекта РФ;

* архивные фонды и документы находящихся в ведении муниципальных образований;

* архивные фонды и дркументы не государственной части АФ РФ.

2. По видам носителей, способам и техники закрепления информации.

1.3.1 Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

1. ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ВЛАСТИ ИЛИ ОРГАНА ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти.

2. ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОТРАСЛЕВОЙ АРХИВ, хранящий документы всех организаций отнесенных к определенной отрасли все уровни подчиненносии, независимо от их территориального расположения.

3. ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВ, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельност.

4. АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ, хранящий документы только данной организации и её предшственников.

В зависимости от состава документации подлежащей хранению могут создаваться:

* архив управленческой документации;

* научно-технический архив;

* аудиовизуальный архив;

* архив документации на электронных насителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем могут создаваться как самостоятельные единицы, так и струкрутные подразделения в составе организации.

1.3.2 Основные задачи архива

Задачи:

* комплектование архива документами, состав которого предусмотрен положелием об архиве;

* учет и обеспечение сохраннности документов;

* создание научно-справочного аппарата к архивам;

* использование хранящихся в архиве документов;

* подготовка и передача документов относящихся к АФ РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями установленными федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъекта РФ.

17.03.2016

Для организаций осуществляющих временное депозитарное хранение, основные задачи архива определяются в соответствии соглашениями и договорами заключенными ими с учреждениями федеральной архивной слуюбы России.

В целях выполнения своих основных задач архив осуществляет следующие функции:

* ведет списки организаций и структурных подразделений - источников комплектования архива;

* принимает упорядоченные документы структурных подразделений и организаций - источников комплектования архива;

* учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

* создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат архива;

* организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений, осущ. использование документов по запросам организаций частных лиц, в том числе социально-правовым запросам, ведет учет и анализ использования;

* проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс органищационных и методических мероприятий по передачи документов на постоянное хранение;

* осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в источниках комплектования;

* организцет работу по составлению номенклатуры дел организации;

* оказывакт методическую и практическую помощь структурным подразделениях в работе с документами;

* участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

* участвет в проведении мероприятий по обеспечению квалификации работников архива и службы ДОУ, в том числе в организациях - источников комплектования

Архивы организации осуществляет прием электронных документов (ЭД) обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использованеие, а также подготовку и передачу на гос.хранение.

1.3.3 ПРАВА АРХИВА

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

* требовать от структурных подрвзделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

* контролировать правила работы с документами в источниках комплектования архива;

* запрашивать у истовников комплектования необхолимые для работы архива сведения;

* участвовать в мероприятиях, проводимых федеральной архивной службы России, органами управления архивным делом субъекта, федеральными архивами РФ по вопросам архивного дела и ДОУ.

1.3.4 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

Архив совместно с руководителем органищации несет ОТВЕТСТВЕННОСТЬ:

* за несоблюдение условий обеспечения сохранности докцментов;

* за утрату и несанкционированное уничтожение документов;

* за необоснованный отказ в приеме на ханение документов на постоянное хранение и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменений формы собственности;

* за нарушение правил при использовании документов и доступа пользователей к документам установленных законодательством.

ВОПРОСЫ ПО СОХРАННОСТИ! (4)

1. Цели проверки

2. Периодичность проведения проверки

3. Поводы для проведения внеочередной проверки

4. Процесс проверки

5. Оформление листа проверки

6. Обнаруженные/необнаруженные документы

7. Розыск документов.

21.03.2016

2 Муниципальные архивы

Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов МС, в которых сконцентрированы документы по личному составу местных учреждений.

В ФЗ "Об архивном деле в РФ" от 22.10.2004 года говорится, что муниципальный архив - это структурное подразделение органа МС или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которое осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование документов АФ РФ, а так-же других архивных документов.

К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

1. Хранение, комплектование (формирование), учёт и использование архивных документов и архивных фондов:

# органов МС, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

# муниципальных унитарных предприятий, включая казённые предприятия и муниципальных учреждений (муниципальные организации).

2. Решение вопросов о передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность РФ, субъектов РФ, иных муниципальных образований.

3. Органы МС поселений, муниципальных районов, городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям установленным ФЗ от 6.10.2003 года "Об общих принципах организации МС в РФ". К полномочиям ФЗ относит формирование и содержание муниципального архива включая хранение архивных фондов.

4. В соответствии с ФЗ орган МС может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории МО, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.

ФЗ к муниципальной собственности относит следующие архивные документы:

# органов МС и муниципальных организаций;

# хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов переданных в архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

Разрраничение собственности между МО и субъектом РФ на архивные документы осуществляется хранящиеся в муниципальном архиве осуществляется в соответствии с законодательством субъекта.

Ещё один нормативно-правовой акт, которым руководствуется в своей дейтельности муниципальные архивы - закон субъекта федерации. В нашем случае - закон Красноярского края от 21.12.2010 года "О наделении органов МС государственными полномочиями в области архивного дела".

Эти полномочия включают в себя хранение, комплектование, учет и использование архивных документов относящихся к государственной собственности края и находящихся в муниципальных архивах края.

Данными государственными полномочиями наделяются исполнительно-распорядительные органы МС на неограниченный срок.

Уполномоченные органы исполнительной власти края в пределах своей компетенции в сфере архивного дела В ПРАВЕ:

# издавать обязательные для исполнения нормативные правовые акты по вопросам осуществления органами МС государственных полномочий и осуществлять контроль за их исполнением;

# запрашивать у органов МС документы и отчёты связанные с осуществлением государственных полномочий;

# давать руководителям органов МС обязательные для исполнения письменные предписания по устронению нарушений законодательства РФ и Красноярского края;

# взыскивать в установленном порядке использованные не по целевому назначению средства предоставленные на осуществление государственных полномочий;

# вносить предложения по совершенствованию органов МС по осуществлению государтсвенных полномочий.

Уполномоченные органы представительной власти края в пределах своей компетенции в сфере архивного дела ОБЯЗАНЫ:

# своевременно предоставлять бюджет МО субвенции из регионального фонда краевого бюджета на осуществление государственных полномочий в объёме утверждённом законом края о краевом бюджете;

# осуществлять контроль за исполнением органами МС государственных полномочий, а так-же за целевым использованием предоставленных на эти цели финансовых средств;