• Название:

    16 Сохранность

  • Размер: 0.03 Мб
  • Формат: DOCX
  • или

15.03.2016

Выдача копий архивных документов из фондопользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фондопользования, описей дел, документов и регистрируется в книге (книгах) выдачи фондопользования, которые ведутся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу.

Описи дел и документов выдаются на срок не привышающий 5 дней. Выдача описей дел и документов являющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок как правило не привышающий 1 день и оформляется по аналогии с выдачей подленных документов. Выдача формляется заказом (требования) и регистрируется в книге выдачи архивных документов, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь

3.3 Контроль сохрнности выданных архивных документов

Выверка выдачи архивных документов проводится не реже 1 раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, то выясняются причины и принимаются меры к возврату. Если не возвращение вызвано необходимостью их дальнейшего использования, то выдача переоформляется.

При возвращении документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физичского состояния, а в книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении.

Если выявлены повреждения, то состовляется акт в произвольной форме, который подписывает ркботник архивохранилища и лицо, возвращающее архивные документы. Акт представляется на рассмотрение руководству архива.

В случае хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в 3 дневный срок информирует специальноуполномоченный федеральный орган исполнительной власти, органы исполнительной власти субъекта, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ, а так-же принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством.

3.4 Работа читального зала

Для работы исследователей в архиве создается читательный зал оборудованный необходимыми средствами для работы.

Исследователи допускаются в читательный зал на основании поданного заявления или отношения организации заинтересованной в их работе. В разрешении указывается фамилия, имя, отчество, должность и место работы, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Разрешение дается на 1 год (при необхлдимости срок продливается).

При первом посещении исследователи знакомятся с праилами радоты читального зала, заполняют анкету пользования. На них заводятся КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ и ЛИЧНОЕ ДЕЛО, в котором находятся заявление и разрешение исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов.

Исследователям предоставлется научно-справочный аппарт архива, на основании которого, они заказывают и получают документы для работы.

Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем по ходу работы.

Исследователь может получить под рассписку в бланке заказа не более 5 описей и 10-20 дел на 5 дней с момента выдачи (максимально на 10 дней).

При наличии фондопользования документы в читальный зал не выдаются.

Выносить дела из зала, передавать их 3 лицам, вносить пометки в документы, перекладывать листы в несбрашурованных листах, поддвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи докусентов или их хищения исследователи поддвергаются мерам взыскания в плоть до уголовной ответственности.

3.4.1 Транспортировка и перемещение архивных документов

Транпортировка производится при плотной укладке исключающей возможность перемещения документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений.

Фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробке жесткой конструкции размера документа, обёрнутые во влагонепроницаемую ткань.

Аудиовизуальные и электронные документы, графические, крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения срадствах.

Для перемещения документов внутри архива используются передвижные тележки и иные средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов произодятся в закрытых автомашинах при обязательном нахождении работников архива.

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния происходят в упакованном виде, в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов.

3.4.2 Выявление уникальных документов и особо ценных документов

Выявление уникальных документов и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:

* заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

* рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

* представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов экспертно-методической (методической) комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.

З.4.3 Причины отказа в выдаче дел, связанные с их физикохимическим состоянием и обеспечением сохранности

Архив предоставляет пользователю открытые документы АФ РФ и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, десодержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учётом ограничений, установленных законодательством РФ, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам АФ РФ, находящимся в неудовлетворительном физико-химическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

16.03.2016

4 Проверка наличия и состояния дел

4.1 Проверка наличия и состояния дел и организация розыска необнаруженных документов

ПРОВЕРКА... - установление соответствующего колличества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профелактической работе.

Проверка проводится в целях установления фактического наличия находящихся на зранении архивных документов и выявление отсутствующих для организации их розыска, выявление и устранение в учете недостатков архивных документов, выявление и учет архивных документов требующих реставрационной консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки проводятся в плановом порядке, а так-же в неочередном.

В гос.архиве, музее, бибилиотеке, академии наук плановая цикличная проверка проводится:

* уникальных документов - ежегодно;

* особо ценных документов на бумажной основе - 1 раз в 10 лет (в гос.библиотеке 1 раз в 5 лет);

* аудиовизуальных и электронных документов - 1 раз в 5 лет;

* кинодокументов на нитрооснове - 1 раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее 1 раза в 25 лет (гос.библиотека - 1 раз в 15 лет).

Проерка наличия и состояния архивных документов осуществляется в установленном порядке.

В муниципальном архиве, музее, библиотеке плановая цикличная проверка проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а так-же при смене заведующих архивохранилищами проводится очередная единовременная проверка наличия всех документов архива или их отдельных частей.

В начале проверки проводится ВЫВЕРКА учетных документов, которая включает:

* установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы;

* сверка их сопоставимых показателей, уточнение соответствия единиц хранения по описи дел документов;

* проверка правильности составления их итоговых записей.

Выверка учетных документаций и проверка ее наличия может проводится и как самостоятельный вид работы.

Проверку, как правило, проводят 2 работника.

При проверки наличия единиц хранения проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а так-же сверка наличия листов единиц хранения, подлежащих хранению в несбрашюрованном виде (без подшивке). Единицы хранения с уникальными документы проверяются полистно.

Архивные документы выданные в читальный зал и в рабочие помещения архива проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ.

Архивные документы выданные на временное пользование проверяются по книгам и актам выдачи и считаютсы имеющимися в наличии.

При проверки НЕОБХОДИМО:

* сохранять порядок расположения арихвных документов на стелажах и в первичных средствах хранения;

* возвращать на свои места обнаруженные во время проверки не правильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

* изымать из проверяемого архивного фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения фондов;

* изымать единицы хранения зараженные плесенью или другими биологическими вредителями для немедленной их изоляции;

* изымать единицы хранения не внесенные в опись дел, книгу учета и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки.

В ходе проверки НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

* вносить в опись дел, книгу учета не учтенные единицы хранения;

* делать какие-либо пометки исправления или записи в описях или в других учетных документах.

Результаты проверки и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки и в акте.

Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно . Листы нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверки и подписываются исполнителями (на основании листов составляется акт проверки).

При необходимости составляется:

* акт о технических ошибках в учетных документах;

* акт об обнаружении архивных документов;

* акт о неисправимых повреждениях документов.

По окончании проверки в конце описи дел, документов, книги учета проставляется штамп "проверенно", дата и должность лица, производившего проверку.

На все отсутствующие в ходе проверки единицы хранения составляются карточки учета не обнаруженных архивных документов. Ведение картотеки осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.

Результаты проверки физического состояния документов заносятся в книгу (картотеку) учета физического состояния

Проверка считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск необнаруженных документов проводятся в течении одного года, как в архиве, так и в других организациях. Руководство архива в праве продлить розыск. Обнаруженные документы передаются хранителю, который возвращает их на место.

В листе проверки делается отметка об обнаружении, которая заверяется подписью зав.отделохранилища.

Документы, отсутствие которых подтвержденно документально снимаются с учета в установленном порядке.

На документы не обнаруженные в ходе розыска составляется акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны и подбробная справка о проведении розыска. Акт и справка представляются в вышестоящий орган власти в сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

Снятие с учета осущнствляется в соответствии с правилами, в картотеке не обнаруженных архивных документов делается отметка.

Для проведения эффектичного розыска НЕОБХОДИМО:

* изучить учетные документы по выдачи дел из хранилища;

* организовать розыск в архиве и в других структурных подразделениях и организациях;

* провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, которые могли подложить исчезнувшие документы;

* изучить дело фонда с целью выявления записей о движении исчезнувшего дела.

Документами, подтверждающими отсутствие дел:

* акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

* акты о выделении документов к уничтожению;

* акты о неисправимых повреждениях дел;

*акты о передаче дел в другие архивы и организации.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов, в картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.

17.03.2016

5 СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Страхование документов АФ РФ направлено на обеспечение и сохранности, страхование документов, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.

Страхованию подлежат:

* документы АФ РФ, а также подлежащие возвращению их копии вывозимые за рубеж для экспонирование на выставках, рестоврации или с другими целями;

* уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

СТРАХОВОЙ ФОНД - совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов АФ РФ создается в целях сохранения документной информации на случаи утраты или повреждения оригиналов этих документов.

Страховый фонд является неприкосновенным и хранится территорикаьно обособленно от оригиналов уникальных и особо ценных документов в специальных хранилищах.

Очередность страхового фонда определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных документов и интенсивностью обращения к ним. Первоочередному копированию подлежат наиболее интенсивно используемые документы с повреждением материального носителя и документной информации.

Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения документы.

При страховом копировании, дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка производится в исключительных случаях, по согласованию с руководством архива или при невозможности копировать переплетенное дело. По окончанию работы дело переплетается заново.

СТРАХОВОЙ КОПИЕЙ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА на БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

СТРАХОВОЙ КОПИЕЙ КИНОДОКУМЕНТОВ является первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

СТРАХОВОЙ КОПИЕЙ ФОТОДОКУМЕНТА является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцированияили контактной печати.

СТРАХОВОЙ КОПИЕЙ ФОНОДОКУМЕНТА ЯВЛЯЕТСЯ ПЕРВАЯ КОПИЯ ОРИГИНАЛА ИЗГОТОВЛЕННАЯ современной системой записи.

СТРАХОВОЙ КОПИЕЙ ВИДЕОМАТЕРИАЛА является первая копия оригинала изготовленная в формате оригинала способом фотовидозаписи на магнитной ленте.

5.1 СОЗДАНИЕ, КОМПЛЕКТ И СОЗДАНИЕ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ - совокупность фондов архивных документов выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов. Создается, как правило, одновременно с созданием стразового фонда, а также целевым порядком нк наиболее чксто ипользуемые архивные документы или в процесе других работ (о рассекречивании архивных документов и организации их использования).

Фонд пользования созданный одновременно со страховым фондом создается в обязательном КОМПЛЕКТЕ, который включает:

* для архивных документов на бумажном носителе - одну микроформу второго поколения изготовленную с негативной микроформы первого поколения и одну микроформу третьего поколения изготовленную с микроформы второго поколения;

* для фотодокументов - один позитивный отпечаток и один дубльнегатив;

* для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых документов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента принимаего на постоянное хранение;

* для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

* для видеодокументов - одну копию на VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборов.

СТРАХОВЫЕ КОПИИ. должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

В процессе хранения страховые копии подлежат:

* проверки наличия и состояния в целях проверки наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их составления учетным докцментов;

* техническому контролю состояния и своевренному проведению необходимых консервационно-прафилактических мерроприятий.

Технический контроль страхового йонда осущ. раз в три года. Контролю подлежит 20% стразовых копий производства каждого фонда.

Результаты фиксируются в документах о техн.состоянии страховых копий.