• Название:

    48. каков порядок изложения текста документа

  • Размер: 0.04 Мб
  • Формат: DOC
  • или



ВОПРОС 48
ПОРЯДОК ИЗЛОЖЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА
Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.
Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.
Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.
Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.
Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить.
Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов.
Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа.
В тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.
Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной органичностью деловой речи.
Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов (вакансия – замещать, иметь; совещание – вести, открывать, переносить).
Большое внимание нужно уделять отбору слов.
Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии (адресовать в адрес, памятный сувенир).
Недопустимо употребление разговорных и устаревших слов, архаизмов (учрежденец, классный).
Служебные документы отличает нейтральный тон.
Переписка ведется от третьего лица единственного или множественного лица, местоимения заменяются существительными (считаем возможным, банк не возражает).
Распорядительные документы, отражающие принцип единоналичия, объяснительные записки, заявления, докладные записки излагаются от 1-го лица (приказываю, предлагаю, прошу).
Коллегиальные распорядительные документы – от 3-го лица ед. числа (правление решило).
Совместные документы – от 1-го лица мн. числа (предлагаем).
Протоколы – от 3-го лица мн. числа (слушали, выступили, постановили), запись – от 3-го лица ед. числа (Иванов возражает).
Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.
Применяются общепринятые сокращения.
Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько самостоятельных вопросов).
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста.
Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания.
Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений.
С абзаца начинается каждая новая мысль.
Тексты документов сложных, больших по объему (отчеты, справки) разделяются на части – разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
HYPER13 PAGE HYPER15 2